1. Introducción
En Simplifybot nos tomamos en serio tu privacidad. Simplifybot es un asistente con IA que responde a los clientes de un negocio en WhatsApp (a través de la API oficial de WhatsApp Business) y Telegram, agenda citas y pasa las conversaciones al equipo del negocio. Es desarrollado y operado por Ideascol. Esta política explica cómo recolectamos, usamos, compartimos y protegemos tu información cuando usas nuestros servicios, y se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (compilados en el Decreto 1074 de 2015). Al usar nuestros servicios aceptas las prácticas aquí descritas.
2. Responsable y encargado del tratamiento
- Datos de tu cuenta (el negocio que se registra y su equipo): Simplifybot actúa como responsable del tratamiento.
- Conversaciones con tus clientes (los mensajes que tu asistente recibe y envía): tu negocio es el responsable del tratamiento de esos datos y Simplifybot actúa como encargado, tratándolos por cuenta tuya y solo para prestar el servicio. Por eso tu negocio debe contar con la autorización de sus clientes y con su propia política de tratamiento de datos.
3. Datos que recolectamos
3.1 Datos que nos entregas
- Nombre y datos de contacto.
- Credenciales de tu cuenta.
- Información de pago.
- Información de los canales y herramientas que conectas, como tu cuenta de WhatsApp Business, tu bot de Telegram, Calendly o Shopify.
- La información de tu negocio que le das al asistente: horarios, precios, servicios y preguntas frecuentes.
3.2 Datos de las conversaciones
Los mensajes que tus clientes envían a tu negocio y las respuestas del asistente o de tus agentes, junto con los datos de contacto que entrega el canal de mensajería (como el nombre y el número de teléfono del cliente).
3.3 Datos de uso
- Datos de interacción con el chatbot.
- Métricas de rendimiento.
- Información del dispositivo y del navegador.
- Dirección IP y ubicación aproximada.
4. Finalidades del tratamiento
- Prestar y mejorar nuestros servicios.
- Entrenar y mejorar nuestros modelos de IA.
- Procesar pagos y transacciones.
- Enviar actualizaciones y notificaciones importantes.
- Analizar patrones y tendencias de uso.
- Garantizar la seguridad de la plataforma.
5. IA y tratamiento de datos
- Procesamos los mensajes del chat para generar respuestas, incluso a través de los proveedores de modelos de IA que usamos.
- Analizamos patrones de conversación para mejorar los modelos de IA.
- Guardamos el historial de conversaciones para mejorar el servicio.
- Usamos datos anonimizados para entrenar la IA.
6. Con quién compartimos los datos
- Proveedores de servicios y aliados que nos ayudan a operar el servicio (por ejemplo, alojamiento, pagos y proveedores de modelos de IA), que actúan como encargados.
- Las plataformas de mensajería y herramientas que conectas —como Meta (WhatsApp), Telegram, Calendly o Shopify—, en lo necesario para la integración.
- Autoridades, cuando la ley lo exija.
- Otros usuarios, solo con tu consentimiento expreso.
Algunos de estos proveedores pueden almacenar o tratar datos fuera de Colombia. Cuando hay transferencia o transmisión internacional de datos, lo hacemos conforme a la Ley 1581 de 2012, procurando que el país o el proveedor ofrezcan un nivel adecuado de protección.
7. Seguridad de la información
- Cifrado de los datos en tránsito y en reposo.
- Evaluaciones de seguridad periódicas.
- Controles de acceso y autenticación.
- Prácticas seguras de almacenamiento.
8. Tus derechos como titular (habeas data)
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les damos a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
- Acceder gratuitamente a tus datos personales.
- Además, puedes exportar tus datos y dejar de recibir comunicaciones comerciales cuando quieras.
9. Cómo ejercer tus derechos
Escríbenos a support@simplifybot.co con el asunto "Habeas data", indicando tu nombre, tu documento de identidad, tu solicitud y un medio de contacto. Atendemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria) en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si eres cliente de un negocio que usa Simplifybot, también puedes dirigirte directamente a ese negocio, que es el responsable de los datos de tus conversaciones.
10. Cookies y tecnologías de seguimiento
Usamos cookies y tecnologías similares para mejorar tu experiencia, recordar tu idioma y medir el uso del sitio, incluidas herramientas de analítica como Google Analytics (etiqueta de Google) y Microsoft Clarity. Puedes controlar las cookies desde la configuración de tu navegador.
11. Menores de edad
Nuestros servicios están dirigidos a negocios y no a menores de edad. No recolectamos a sabiendas datos personales de niños, niñas o adolescentes. Si sabes que un menor nos entregó datos personales, escríbenos para eliminarlos.
12. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política. Te avisaremos de cualquier cambio importante a través de la plataforma o por correo electrónico. Si sigues usando nuestros servicios después de esos cambios, se entenderá que aceptas la política actualizada. La fecha de la última actualización aparece al inicio de esta página.
13. Contacto
Si tienes preguntas sobre esta Política de privacidad, escribe a support@simplifybot.co o visita nuestra página de contacto. Esta política también está disponible en inglés.